Un workflow est une procédure nommée et réutilisable enregistrée sur un agent. Il apprend à Okou comment votre équipe réalise un type de travail spécifique, afin que la prochaine personne n'ait pas à réécrire l'invite.
La première fois que vous demandez à Okou de faire quelque chose, vous rédigez une invite. La deuxième fois, vous collez la même invite avec quelques ajustements. À la troisième, vous copiez une longue invite depuis un document Notion appelé « bibliothèque d'invites de l'équipe ». C'est le moment d'enregistrer un workflow.
Le problème que les workflows résolvent
Une discussion ponctuelle suffit pour une tâche ponctuelle. Mais presque toutes les équipes ont un arriéré de tâches qui reviennent — des entrées différentes, une structure identique :
- Un client écrit → consulter son historique → rédiger une réponse dans sa langue → enregistrer le ticket
- Un bug est signalé → extraire les étapes de reproduction → classer la sévérité → créer un ticket structuré
- Lundi matin → extraire les chiffres de la semaine passée → comparer à la semaine précédente → publier un résumé
Sans workflows, chacune de ces tâches est une invite de 200 mots que tout le monde doit retenir. Avec les workflows, chacune devient un nom : triage-bug-report, weekly-metrics, customer-reply.
Un workflow seul n'a ni planification ni déclencheur — c'est la procédure. Pour l'exécuter automatiquement, attachez une automation.
Ce qu'il y a dans un workflow
| Champ | Fonction |
|---|---|
| Nom | Un slug en minuscules de 2 à 64 caractères utilisant lettres, chiffres et tirets internes — triage-bug-report. Utilisez /triage-bug-report pour l'invoquer explicitement dans le chat de l'agent propriétaire. |
| Nom d'affichage | L'étiquette lisible affichée dans l'espace de travail. |
| Description | Une ligne indiquant à Okou quand ce workflow s'applique. Okou compare les demandes entrantes aux descriptions, donc la formulation est importante. |
| Instruction | La procédure elle-même. Un texte simple suffit — mentionnez les outils à utiliser, la forme de la sortie et les contraintes éventuelles. |
| Fichiers | Fichiers complémentaires optionnels — modèles, checklists, guides de marque, données de référence — inclus avec le workflow. |
| Visibilité | private (vous seul) ou public (tous les membres de l'espace de travail). |
Pas de graphe de nœuds, pas de configuration YAML, pas de section de déclencheurs. L'instruction ressemble généralement beaucoup à l'invite de chat qui a fonctionné la première fois.
Une bonne description fait la différence entre un workflow qui se déclenche au bon moment et un qui ne se déclenche jamais : "triage a customer-facing bug report and file it to GitHub with severity" est préférable à "do bug stuff."
Les workflows appartiennent aux agents
Chaque workflow appartient à un seul agent. C'est ce qui rend le comportement prévisible : le workflow s'exécute avec le ton, les paramètres par défaut et les autorisations de connecteur de cet agent.
- Workflow privé — visible uniquement par vous. Adapté aux automatisations personnelles liées à un Gmail ou un CRM personnel.
- Workflow public — visible par tous les membres de l'espace de travail, sur un agent accessible à votre équipe.
La même procédure peut exister sur deux agents et produire des résultats différents, car chaque agent apporte sa propre voix et ses propres autorisations. Pour transférer un workflow à un autre agent, copiez-le — cela crée une branche, permettant aux deux de diverger ensuite.
Voir Agents pour comprendre comment la propriété d'un agent détermine ce qu'un workflow peut manipuler.
Créer un workflow
Commencer depuis la page Workflows
- Ouvrez Workflows et choisissez Nouveau workflow.
- Sélectionnez l'agent qui doit posséder le workflow.
- Okou ouvre un chat avec une invite guidée de création de workflow. Décrivez le résultat attendu, les entrées, les outils, la sortie et toute limite d'approbation.
- Vérifiez le nom proposé, la description, l'instruction, les fichiers et la visibilité avant qu'Okou ne le crée.
Vous pouvez aussi commencer dans un chat d'agent existant et demander à Okou de transformer une tâche déjà réussie en workflow. Garder la première exécution réussie dans le même chat donne à Okou des entrées, corrections et sorties concrètes à capturer.
Que mettre dans l'instruction
| Partie | À inclure |
|---|---|
| Objectif | Le résultat que le workflow doit produire. |
| Entrées | Ce que l'appelant ou l'automatisation fournit, et les entrées obligatoires. |
| Procédure | Étapes ordonnées, y compris les services connectés à lire ou mettre à jour. |
| Sortie | Le format requis, la destination et les règles de nommage. |
| Limites | Actions à éviter, cas nécessitant clarification, et quand s'arrêter. |
| Références | Modèles, checklists ou exemples optionnels joints comme fichiers du workflow. |
Ne mettez jamais d'identifiants dans l'instruction ou les fichiers. Connectez le service via Connecteurs, puis accordez à l'agent propriétaire uniquement les autorisations nécessaires au workflow.
Tester avant d'automatiser
- Exécutez le workflow manuellement avec une entrée représentative.
- Vérifiez que l'agent propriétaire a accès à tous les connecteurs et autorisations nécessaires.
- Inspectez le chat résultant pour repérer tout contexte manquant, écriture inattendue ou forme finale de la sortie.
- Modifiez les Instructions ou les fichiers joints et relancez jusqu'à obtenir un résultat reproductible.
- Ajoutez une automation seulement après avoir validé l'exécution manuelle. Commencez avec des filtres d'événements restreints ou une planification peu fréquente, puis vérifiez les premiers déclenchements.
La vérification manuelle permet de distinguer les problèmes de workflow des problèmes de déclencheur : si Exécuter maintenant échoue, corrigez d'abord le workflow ou ses accès ; si Exécuter maintenant réussit mais qu'aucun événement ne se déclenche, vérifiez la configuration de l'automatisation.
Comment Okou choisit un workflow
Vous n'avez pas besoin d'invoquer un workflow par son nom. Okou en charge un automatiquement lorsqu'une demande entrante correspond à sa description. Un workflow nommé customer-reply-draft décrit comme « rédiger une réponse à un email client en utilisant notre ton et nos documents » se déclenche quand vous transférez un email client — pas besoin de nom.
Pour en imposer un spécifique, dites-le : « Utilise le workflow customer-reply-draft sur cet email. »
Workflows intégrés
Chaque agent Okou est livré avec une liste de workflows transversaux maintenus par Okou — recherche et analyse, finance et comptabilité, juridique et conformité, produit, marketing, support client et communication d'équipe. Ce sont des procédures métier, pas des branchements de connecteurs : chacun apprend à Okou à gérer un type de travail récurrent.
Exemples :
deep-dive— recherche structurée et conception de solutions ; collecte des faits, puis exploration des optionsprd-writing— exigences produit avec cadrage structuré du problème et critères d'acceptationcopywriting— rédaction marketing multicanal (blogs, emails, réseaux sociaux, pages d'atterrissage)competitor-matrix— matrices de comparaison de fonctionnalités, analyses de positionnement, analyses win/losscustomer-reply— réponses empathiques et conformes à la marque, adaptées au canal et à l'urgencenda-screening— classification des NDA entrants en VERT / JAUNE / ROUGE et orientationstatus-updates— rapports d'avancement et mises à jour pour parties prenantes, adaptés à tout public
Vos propres workflows apparaissent à côté de ceux-ci et sont prioritaires si leur description correspond mieux.
Quand en créer un
La règle honnête : si vous avez rédigé sensiblement la même invite plus de deux fois — ou si vous imaginez un collègue le faire — enregistrez-la.
Signaux concrets :
- Le travail porte déjà un nom utilisé par votre équipe (« brief du matin », « veille concurrentielle »)
- L'invite mentionne des outils, canaux ou modèles spécifiques qui ne doivent pas changer à chaque exécution
- La sortie a une forme fixe (un résumé, un brouillon, un ticket créé)
- Plusieurs personnes doivent pouvoir le déclencher
- Vous souhaitez l'exécuter sur un planning ou un événement — voir Automatisations
Modèles courants
- Le formulaire d'entrée. Prend une entrée (email, bug, fil de discussion) et produit un artefact structuré (ticket, brouillon, ligne).
- Le brief récurrent. Un workflow associé à une automation planifiée qui s'exécute quotidiennement ou chaque semaine et publie dans un espace visible.
- L'assistant en conversation. Déclenché par
@Okoudans un canal pour effectuer une sous-tâche ciblée — recherche, résumé, classification. - Le compositeur. Produit un ensemble multi-format — brouillon de blog, posts sociaux, cartes — en une seule exécution.
- Le répondeur d'événement. Associé à une automation d'événement : nouvel email, PR fusionnée ou nouvelle page Notion déclenche l'exécution. Voir Automatisations.
Pièges à éviter
- Trop étroit. Un workflow qui ne convient qu'à une entrée spécifique est fragile. Ciblez la structure du travail, pas les détails d'un exemple.
- Trop vague. « Aide pour le marketing » est trop large, Okou ne saura pas quand l'appliquer. Soyez précis dans la description.
- Identifiants en dur. Ne collez jamais de clés API dans une instruction. Utilisez plutôt des connecteurs personnalisés — l'identifiant reste sur la plateforme, hors de portée du modèle.
- Forme de sortie cachée. Indiquez à quoi doit ressembler l'artefact : « une liste numérotée de trois éléments » ou « une réponse de brouillon sous 150 mots. »
- Oublier l'agent. Un workflow ne peut utiliser que les connecteurs autorisés pour son agent hôte. Si un workflow n'accède pas à Gmail, vérifiez l'onglet Autorisations de l'agent, pas l'instruction.
Et ensuite
- Ajoutez un déclencheur avec Automatisations pour qu'un workflow s'exécute sans vous.
- Voir Agents pour savoir qui exécute un workflow et avec quelles autorisations.
- Voir Autorisations pour restreindre ce qu'un workflow peut manipuler.
- Voir Exemples de workflows pour cinq exemples complets.
